Cómo organizar una conferencia con éxito

Para organizar una conferencia con éxito, productiva y que tenga como resultado nuevas conclusiones, caminos y aprendizajes, todo debe ser cuidadosamente planeado. Y, a pesar de ser un evento donde en general se discuten cuestiones o problemáticas por el bien común, exponiéndose soluciones, prioridades y propuestas, no siempre es fácil atraer personas, empresas u organizaciones para que participen. 

Si tienes en tus manos esta difícil tarea, respira hondo porque te vamos a dar algunos pasos esenciales para garantizar que no te olvides de ningún detalle. 

Colaboración: https://es.venngage.com/

1º paso para organizar una conferencia: define tus objetivos y elige un tema 

Al organizar una conferencia es de extrema importancia definir claramente los objetivos que se pretenden alcanzar, pues estos van a condicionar todas las decisiones restantes. Definir un tema es esencial porque, además de ser el principal motivo por el que determinadas personas o empresas querrán participar, es a partir de la temática que has escogido que podrás definir todo el resto. La elección de los oradores u oradoras, de los paneles de debate o workshops que vas a realizar, van a tener en cuenta el tema principal. 

El tema que escojas debe ser cautivante y propiciar una reacción rápida y sencilla. De esta forma, va a ser más fácil que los y las potenciales participantes se identifiquen y se desencadene una respuesta emocional, que estimule conversaciones e intercambios.

2º paso para organizar una conferencia: definir un presupuesto

Como sucede con cualquier evento, es necesario saber cuánto vas a gastar con todo lo que esté relacionado con organizar la conferencia, desde el alquiler del espacio o de materiales, a los honorarios de oradores y oradoras. Esté o no subsidiado por patrocinios y/u otras fuentes de financiación, tendrás que definir este valor para que puedas decidir cómo lo vas a invertir. Además, determinar el presupuesto necesario también te ayudará a establecer el precio de la participación en la conferencia, en los casos en que sea pagada. 

Si la conferencia no es de entrada gratuita, es de máxima importancia que el precio sea justo y adecuado. Si, por un lado, la recaudación de los billetes o entradas deben cubrir los costes totales del evento, por otro, no querrás que el valor de los mismos propicie una caída de la participación. También puedes considerar el disponibilizar diferentes tipos de billetes que se adecuen a distintos perfiles e intereses: empresas colaboradoras y estudiantes pueden pagar un porcentaje menor, puede participarse a tiempo completo o parcial, etc. 

Intenta adecuarte al presupuesto definido y, si delegas responsabilidades, asegúrate de que tu equipo también cumple los límites financieros. 

A continuación, enumeramos una lista de ítems en los que tienes que pensar en el momento en que estipules un presupuesto:

– Lugar

– Alojamiento (si fuera necesario)

– Transportes (si fuera necesario)

– Catering

– Oradores y oradoras

– Actividades

– Marketing

– Materiales audiovisuales

– Marketing/ divulgación

Si pretendes conseguir fondos de patrocinadores para organizar la conferencia, es importante contactar con organizaciones, empresas o personas que tengan sus valores e intereses alineados con los del evento. Comienza por encontrar potenciales patrocinadores que ya hayan financiado eventos semejantes o que estén relacionados con los temas de la conferencia. 

Es muy importante decidir en qué medida quieres que estas entidades o personas patrocinadoras intervengan y tengan su marca presente. Hay varias maneras de patrocinar, ya sea incluyendo los logotipos en ciertas piezas y elementos de divulgación, llevando sus propios oradores y oradoras, etc. Acuérdate de que hay una línea muy tenue entre obtener financiamiento y sacrificar la integridad de tu conferencia. Ten esto siempre en mente y define de forma clara las condiciones de la colaboración para evitar malentendidos.

3º paso: establecer una fecha

Para definir una fecha, necesitas establecer cuántos días debe durar la conferencia. Este parámetro puede ser definido teniendo en cuenta el número de participantes que deseas, bien como el número de actividades o intervenciones que quieras incluir. Puede ser un tarde, dos días o hasta una semana. 

Algunas cuestiones que debes tener en cuenta en este sentido son:

– Elige una fecha que no coincida con otros eventos mayores, como festivales de música o ferias internacionales. Estos eventos de mayor escala hacen que los vuelos suban de precio (si se tratase de una conferencia internacional), así como provocan que haya un aumento de precios y menos oferta en lo que respecta a los transportes o el alojamiento. Además, no conviene en atención con otros eventos mayores. 

– Evita periodos vacacionales como el verano o las navidades, que pueden influir bastante en la participación. Siempre es mejor organizar estos eventos en los periodos que van de enero a junio y de septiembre a noviembre. 

– Nunca planees conferencias durante el fin de semana. La mayoría de las personas participantes asistirán como parte de su trabajo, por lo que es mejor realizarla durante los días laborales. No obstante, intenta celebrar la conferencia lo más próxima posible al final de la semana, durante jueves y viernes. De esta forma, para las personas que tengan que viajar expresamente para asistir será también un aliciente contar con el fin de semana para visitar la ciudad. 

4º paso para organizar una conferencia: elegir el lugar de la conferencia

Accesibilidad, fácil localización, proximidad de los transportes públicos, aeropuertos y hoteles, aparcamiento y capacidad para acoger cómodamente el número de personas invitadas previstas, son algunos de los criterios a considerar cuando se escoge el lugar de la conferencia. Asegúrate también de que el espacio tenga las condiciones técnicas y sanitarias necesarias, así como que garantiza la comodidad de los y las asistentes (asientos cómodos, aire acondicionado o calefacción, espacios amplios…). 

5º paso: define la programación de la conferencia y los temas que serán abordados

El tiempo es valioso, por lo que definir la programación te permitirá organizar una conferencia bien planificada y evitar intervenciones exageradamente largas. Establece cuántos minutos va a tener aproximadamente cada intervención, así como la duración del tiempo para las preguntas al final. Avisa a los oradores y oradoras con antelación sobre los tiempos estipulados para que toda persona que vaya a discursar pueda preparar una presentación adecuada. Garantiza también que la audiencia sea avisada de que al final habrá un espacio para preguntas y respuestas, de forma que puedan anotar sus dudas durante la exposición y plantear las cuestiones en el momento cierto. 

Cuando se organiza una conferencia es esencial saber y determinar anticipadamente cuál será el tema de cada presentación. De este modo, las intervenciones no serán repetitivas en lo que se refiere al contenido expuesto. 

Igualmente importante es evaluar qué equipamiento y soportes técnicos serán necesarios para cada presentación (vídeo proyectores, sistemas de sonido, etc.). Además, intenta recibir las presentaciones de los oradores y oradoras con antelación para poder evaluar la información que será explicada y evitar que haya incompatibilidades con el tema general, imprevistos o, incluso, tergiversación de la información. 

Tener planes B también es de extrema importancia. Porque precisamente los imprevistos llegan sin avisar, al organizar una conferencia prepara siempre material que puedas presentar si, eventualmente, alguna de las personas oradoras falta; o ten en mente cómo realizar posibles reajustes si hubiera necesidad de cambiar los horarios de las presentaciones o aumentar la duración de las mismas. 

6º paso para organizar una conferencia: escoge al personal adecuado

Si eliges un lugar que realice asiduamente conferencias con personal cualificado para dar asistencia, saca provecho de ese recurso. Es importante reunir un equipo competente para recibir a los y las participantes, distribuir el material de trabajo, orientar a quien sea necesario o, incluso, servir el coffee break, aspectos que van a dar valor a cualquier conferencia. 

En el caso de las conferencias internacionales, no te olvides de incluir a los y las intérpretes entre el personal a contratar y no dejes esta contratación para última hora, pues la calidad de la comunicación y el coste de estos servicios dependerán de la disponibilidad de profesionales adecuados para cada situación. 

7º paso: contrata un servicio de catering

Por lo general, las conferencias tienen lugar durante un o varios días, por lo que sus asistentes van a necesitar realizar las diferentes comidas de la jornada. Cuando vayas a organizar la conferencia, decide si vas a contratar un servicio de catering para los coffe breaks, almuerzos y/o cenas, o verifica si el lugar donde se va a celebrar facilita también estos servicios. 

8º paso: audiovisuales y servicios de apoyo

Haz una lista con las necesidades de los y las participantes, testa los equipamientos que se vayan a usar y confirma que cuentas con recursos de apoyo. No te olvides de disponibilizar a los oradores y oradoras los elementos básicos para sus intervenciones, como agua, micrófono, equipamientos audiovisual, cables, pen drives y demás accesorios para la presentación. Para los y las asistentes a la conferencia, facilita sillas cómodas, internet wifi e información detallada sobre la jornada. Tampoco te olvides de tener siempre algún equipamiento de improvisación para eventuales averías. 

9º paso: divulgación y comunicación

Ahora que tienes el lugar, el equipo, a los oradores y oradoras y un programa definido, te interesa despertar interés sobre la conferencia a través de diferentes canales. Toda esta información, junto a la delimitación del número total de personas asistentes que podrán ser acogidas, te permitirán identificar al público objetivo adecuado y divulgar el evento.

Tienes inmensas formas de promover tu conferencia: 

– A través de redes sociales: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram. Ten en cuenta la audiencia a la que pretendes llegar cuando inviertas en campañas de marketing de pago.

– Fóruns o asociaciones relevantes en que potenciales participantes puedan tener interés; por ejemplo, una comunidad de profesionales de la ingeniería entre quienes puedas promocionar tu conferencia sobre tecnologías. 

– Hacer notas de prensa para que sean publicadas en medios de diferentes perfiles, tales como blogs, revistas del sector, televisiones, periódicos…

Si tu promoción se va a basar, mayormente, en redes sociales, considera la opción de crear un hashtag apelativo y fácil de recordar, de manera que sea usado en todas las publicaciones que tengan que ver con el evento. 

No te olvides de animar a tus oradores y oradoras para que promuevan la conferencia en sus canales y para sus audiencias. ¡También tendrán interés en hacerlo!

Por otro lado, invita a periodistas que puedan hacer una buena cobertura de la conferencia, de manera que también tenga destaque en los medios de comunicación informativos. Esta será una excelente herramienta para futuras conferencias o eventos que realices. 

10º paso: garantiza una buena cobertura de fotografía y vídeo

Aún más importante que la cobertura mediática es el material que puedes, y debes, captar para divulgar durante y después de la conferencia. Planea vídeos, entrevistas y podcasts que puedan ser publicados semanas o meses después del evento. Haz preguntas que puedan ser relevantes tanto en el propio momento como en el futuro. 

Si estás organizando una conferencia para una entidad o marca, es importante contratar a alguien que sepa cómo crear una comunicación coherente de la marca en cuestión, ya sea mediante el tratamiento gráfico de las fotos o el uso de templates para vídeos. Además, actualmente la mayoría de las conferencias y eventos disponen de live stream, es decir, de retransmisión en directo. De esta forma, se garantiza que las personas que no han participado presencialmente puedan ver parte del evento, lo que, además de atraer a una mayor audiencia para tus canales de comunicación y dar fuerza a la marca, puede ser una gran motivación para participaciones futuras. Utiliza también las potencialidades de las diferentes redes sociales para difundir tus vídeos y crear formas originales para sorprender a la audiencia. 

Y como sabemos que organizar una conferencia dá muchísimo trabajo, cuanto más se te facilite el proceso, ¡mejor! Para contratar profesionales del audiovisual con experiencia, que estén valorados por sus anteriores clientes y clientas, y que se encarguen de realizar todas las fotografías y vídeos de la conferencia, no hay nada más fácil y rápido que hacer un pedido en Zaask. Recibirás hasta 5 propuestas de presupuesto de diferentes empresas y profesionales del sector, con interés y disponibilidad en realizar tu proyecto. Tras comparar sus perfiles, valoraciones y porfolios, podrás elegir a quien mejor se adecue a tus necesidades. ¡Buen trabajo y buena conferencia!