Guía de contabilidad para tu nueva empresa

Son numerosos los pasos necesarios para crear una nueva empresa, que no están únicamente relacionados con el desarrollo del producto o servicio, lo que claramente está entre las principales tareas de la lista. Es necesario analizar si es viable la apertura de la empresa, entender cómo se comporta la competencia y, como es obvio, desarrollar el producto de forma que destaque o que ofrezca un valor añadido en relación a lo que ya existe en el mercado.

Cada vez es más fácil constituir una empresa en España si consideramos la cantidad de información útil y especializada que existe en este sentido, además de los servicios de asesoramiento disponibles a través de la red estatal de Puntos de Atención al Emprendedor (PAE).

¿Qué necesitas para crear una empresa?

El primer paso es la creación del Plan de Empresa, un documento en el que recoger toda la información sobre el negocio que pretendes crear: la descripción de la actividad que quieres desarrollar, los recursos necesarios, el estudio de mercado, el análisis de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO), la valoración de la capacidad financiera, la planificación a corto, medio y largo plazo, etcétera. Además, será el momento de informarte sobre los programas de financiación para emprendedores, emprendedoras y PYMES, y las distintas formas posibles de contratación laboral.

Aunque en España no es obligatorio consultar a técnicos en contabilidad, como sí ocurre en otros países como Portugal, se recomienda contar con la ayuda de contables para evaluar las diferentes opciones disponibles en materia de forma jurídica, contratación laboral o financiación.

El siguiente paso será definir la forma jurídica de la empresa, en lo que influyen factores como el número de socios o socias, la cuantía del capital social o la responsabilidad frente a terceras partes. De esta decisión dependerán los trámites a seguir para adoptar la forma jurídica escogida y los trámites que corresponde al ejercicio de la actividad, ya que dichos procesos cambian según decidas constituirte como sociedad mercantil o como empresario autónomo o empresaria autónoma.

Los referidos trámites se pueden realizar personalmente a través del sistema de creación telemática de empresas, una forma ágil y cómoda de realizar los procesos, o a través de los mencionados Puntos de Atención al Emprendedor – Ventanilla Única Empresarial (PAE), una de las soluciones de tramitación integrada que te facilitan el proceso burocrático. Entre los documentos a presentar se encuentran el DNI de todos los socios o socias, algún documento que certifique los números de la Seguridad Social y el número de cuenta o tarjeta bancaria para el pago del Registro Mercantil. En el PAE, además de cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE), te facilitarán una cita con una notaría, a la que tendrás que llevar el certificado de desembolso del capital social y donde te otorgarán la escritura pública de la sociedad. Los trámites restantes (Notaría, Seguridad Social y Administración Tributaria) se realiza nuevamente desde el PAE.

Servicios de contabilidad para empresas, ¿qué incluyen?

La persona contratada para realizar el servicio de contabilidad podrá tratar de todos los documentos necesarios para el registro y constitución de la empresa, acompañándote en la creación de la misma, así como apoyar la puesta en marcha de tu negocio

También será de gran ayuda en la gestión de la contabilidad externa del negocio, cuya dificultad también dependerá del modelo fiscal aplicado. Es decir, las obligaciones fiscales serán más sencillas de gestionar para los autónomos y autónomas en régimen de estimación directa simplificada, que para los empresarios o empresarias o sociedades acogidos al régimen de estimación directa normal. En el primer caso, será necesario encargarse del registro de los libros contables básicos (libros de ingresos, de gastos y de bienes de inversión, respectivamente), mientras que el segundo exige gestionar la contabilidad según el Plan General de Contabilidad (PGC), o sea, en torno a un criterio homogéneo más exigente.

En cuanto a la contabilidad interna, no existe una normativa aplicable, si no que dependerá de las necesidades de control y gestión de cada empresa. Por eso, un o una contabilista podrá ser de gran utilidad para definir dichos procesos, implementar softwares adecuados para la gestión financiera, analizar la situación con balances y cuentas, proponer mejoras o garantizar la salud  económica del negocio. En este sentido, este tipo de profesional también podrá garantizar la gestión de asuntos tales como el IVA o el IRPF, la Seguridad Social, los pagos de salarios y recibos, o el recibimiento de los pagos de la clientela.

La financiación de tu negocio es otro punto importante en el que debes concentrarte al inicio de la actividad y hasta garantizar la sostenibilidad económica del mismo. Además de préstamos bancarios, hay otras opciones de financiamiento, tales como subvenciones nacionales y de la Unión Europea, incentivos sectoriales y hasta municipales. El o la contable te podrá ayudar a encontrar este tipo de financiación, presentar las candidaturas y gestionar el capital en caso de que te sea concedido.

En definitiva, los y las profesionales de la contabilidad deben ser el brazo derecho de tu negocio, pues además de ser de gran importancia en el despegue de la actividad empresarial, auxiliando en los procesos más burocráticos, pueden ayudar a definir la mejor estrategia y dirección a tomar en cada etapa del proceso en términos financieros, evitando errores previsibles y garantizando elecciones acertadas.

4 consejos para escoger profesionales de contabilidad para tu nuevo negocio:

Referencias: pide recomendaciones de otros empresarios y empresarias, o contrata profesionales con valoraciones en Zaask, donde podrás saber si otros clientes y clientas están satisfechos con los resultados obtenidos.

Relación de empatía: cuando hablamos de cuestiones económicas, es muy importante crear una relación profesional basada en la confianza y la empatía, entre otras cosas porque estarás compartiendo información importante y confidencial. Por eso, es esencial conocer a la persona y sentir que hay una buena conexión para garantizar que la relación sea larga y duradera. No cometas el error de contratar a una empresa de contabilidad con base en una propuesta recibida por correo electrónico, sin antes establecer un contacto más personal.

Experiencia en el sector: intenta optar por profesionales que tengan clientes y clientas del mismo sector y/o con negocios del mismo tamaño que el tuyo. De esta forma es más probable que sean conscientes de los potenciales problemas y desafíos que podrás enfrentar, y así evitarlos o resolverlos de manera más eficaz.

Precio: es obvio que profesionales con mayor reputación, empresas de mayor envergadura o que ofrezcan un acompañamiento más personalizado, podrán presentar valores más elevados por su contratación. Verifica cuáles son las necesidades reales de tu empresa e intenta encontrar un medio término, de forma que pagues por los servicios que realmente precisas. Recuerda también que lo barato puede salir caro, y que es preferible invertir en un buen servicio de contabilidad, que tener que resolver problemas posteriormente.

¿Cuál es el precio que puedes esperar pagar por un servicio de contabilidad?

Para tener una idea más realista del coste que puede tener un servicio de contabilidad para empresas que se están constituyendo, hemos recogido y analizado este tipo de información a través de la base de datos de la plataforma Zaask. Un servicio de contabilidad para personas autónomas o para una pequeña empresa a constituirse puede costar, en media, de 50 a 175 euros por mes (más IVA), donde se incluyen los trámites y altas necesarias para cada caso.

También por estos valores mensuales puede contratarse, por ejemplo, la resolución de asuntos fiscales (IVA, IRPF), de seguridad social, de gestión de personal o de procesamiento de recibos. Dependiendo del volumen de trabajo que esta gestión implique, el precio puede incluir otras recomendaciones relacionadas con subvenciones o el acompañamiento de la situación económica y contable de la empresa a través de balances e informes.