Cómo hacer un briefing de comunicación

Hoy día, cada vez es más importante la parte visual de una empresa y la construcción de la marca.

No todos somos expertos en diseño o tenemos conocimientos suficientes para tratar de toda la parte gráfica y de marca de una empresa. Ciertamente, existen soluciones en línea (muchas de ellas gratuitas) para, por ejemplo, hacer un logotipo. Si esta puede ser una solución provisional para un negocio pequeño o durante la fase inicial, pocas veces será suficiente si pretendes expandir tu empresa y convertirte en un negocio no sólo conocido sino reconocido. Por eso será necesario contratar un servicio de diseño gráfico para tratar de todas estas cuestiones.

La pregunta ahora es: ¿cómo transmitir exactamente lo que quiero? ¿Cómo va a entender el o la profesional lo que necesito para mi empresa? Para obtener el mejor resultado posible, evitar pedir alteraciones en la propuesta y no perder ni tiempo ni dinero, lo mejor será elaborar un buen briefing de comunicación. Por eso, vamos a explicar los pasos para construir un briefing de comunicación completo y conseguir pasar tu mensaje de la mejor manera al o la profesional.

¿Qué debe incluir un briefing?

Antes de nada, ¿qué es un briefing? Un briefing es un documento escrito, realizado por la persona que contrata el servicio, para dar instrucciones y facilitar las informaciones básicas para el desarrollo del trabajo. Entre los puntos principales que debe incluir se encuentran: lo que se pretende hacer, informaciones básicas sobre la empresa o público al que se dirige.

Informaciones sobre la empresa: para contextualizar, comienza por explicar de qué es la empresa, qué ofrece, cómo funciona, cuál es su misión y/o visión… o sea, facilita informaciones básicas sobre tu actividad. Por ejemplo, si tienes una empresa de contabilidad, tal vez podrás mencionar en qué zona geográfica opera, cuáles son sus especialidades, horarios, cómo te contactan los clientes, cuándo fue creada, el número de colaboradores y la experiencia que tienen, si pretendes expandirla o los canales de comunicación que habitualmente utilizas.

Qué se necesita: Esta es la parte más importante del briefing y el motivo por el cual se está elaborando. ¿Quieres que te hagan un logotipo? ¿O quieres crear una marca y toda la imagen de la empresa? ¿O renovarla? ¿O necesitas únicamente una imagen para un anuncio? ¿Quieres hacer una campaña y desarrollar algún material promocional? Todos estos detalles deben ser explicados para que la persona contratada entienda lo que tiene que hacer.

Público objetivo: se debe describir quién es el público objetivo de la empresa o de la campaña que se pretende realizar. Por ejemplo, si ofreces servicios de peluquería y maquillaje y está llegando la época de bodas y otros eventos familiares, puedes hacer una campaña de descuentos a través de folletos para darte a conocer y obtener más clientes. En este caso, puedes referir que tu público objetivo será, mayoritariamente, mujeres entre los 25 y los 35 años que se van a casar.

Qué se pretende transmitir: el diseñador o diseñadora construirá una marca o campaña a partir de los significados y/o valores (los principios éticos y morales) que se pretenden transmitir. Estos aspectos deben ser definidos por la dirección de la empresa o por el conjunto de personas que trabajan en ella y son responsables de la comunicación. Tu empresa puede posicionarse como un negocio de lujo y refinado, por ejemplo. O que apuesta en un equipo joven y dinámico lleno de nuevas ideas, que valoriza la simplicidad y la proximidad con el cliente. Puedes hasta ser una empresa sostenible que trabaja diariamente por eso. Esta información va a ser básica para el desarrollo del trabajo.

Formato: dependiendo de la finalidad y uso que se pretenda dar a los materiales, se deberán indicar las diferentes medidas y formatos de las imágenes. El formato JPEG (pixel) y SVG (vector) son ideales en términos de resolución, así como PNG (pixel) cuando se necesita el logotipo sin fondo. No obstante, también se aconseja pedir siempre un formato editable para que se puede utilizar en otros contextos o alterar más adelante si hay cualquier cambio de información (en formato PSD o AI, o sea, Photoshop o Illustrator, respectivamente), por ejemplo.

Colores: en el caso en que la marca y los colores asociados a la misma ya estén definidos, se aconseja facilitar esta información para que el diseñador o diseñadora utilice los mismos tonos. Dependiendo de si los materiales serán usados en soportes digitales o impresos, deberás solicitar las imágenes en CMYK (para impresión: folletos, carteles, decoraciones, manuales…) o en RGB (para pantallas: redes sociales, web, vídeos…).

Versiones y técnicas de reproducción: en ocasiones, son necesarias diferentes versiones del mismo material. Uno de los ejemplos más clásicos es solicitar el logotipo, cuando proceda, en versión vertical y horizontal o en las variantes positivo, negativo o color, para aplicación sobre diferentes tipos de fondos.

En cuanto a las técnicas de reproducción, hay propuestas gráficas que pueden conllevar el uso de filtros fotográficos, efectos especiales, etcétera, que pueden dificultar su aplicación en los diferentes canales de comunicación que se pretenden usar. Por eso, conviene aclarar desde el inicio si necesitas una propuesta versátil y fácil de reproducir.

Fecha de entrega: en el caso de haber una fecha límite a ser considerada para la entrega de los materiales, define en el briefing cuándo pretendes tener los materiales cerrados, dando margen para posibles alteraciones y refinamientos.

Varias opciones: define con el o la profesional si serán presentadas diferentes versiones y opciones de aquello que se pretende. Así podrás comparar dos propuestas, ver qué te parece mejor y dar respuesta con mayor criterio, aunque este tipo de pedidos puede influir en el presupuesto final.

Informaciones complementarias: adiciona otras informaciones que creas que pueden ser de interés y ayudar en la construcción del nuevo material gráfico: el análisis de la competencia (benchmark), las imágenes de materiales ya elaborados, información de anteriores campañas, etc.

Si ya has elaborado tu briefing y quieres construir la imagen de tu empresa, puedes contactar diseñadores y diseñadoras gráficas con experiencia y valoraciones de Zaask. Haz aquí tu pedido: