Mudanzas de oficinas en Madrid: cómo organizar y contratar

Planificar mudanzas de oficinas en Madrid requiere una cuidadosa organización y la consideración de diversos factores. Además, será necesario contratar una empresa de mudanzas a la altura del reto. Para garantizar una transición fluida y minimizar el impacto en las operaciones diarias, hemos preparado una lista de consejos prácticos para que ¡no se os escape nada!

1. Planificación anticipada de mudanzas de oficinas en Madrid:

Si es posible, la planificación debe comenzar con varios meses de antelación. Esto os dará tiempo suficiente para organizar todos los detalles y minimizar interrupciones en el trabajo diario. También evitará que se disparen los costes y el estrés.

2. Asigna responsabilidades durante el proceso de mudanza:

Cuando se trata de la mudanza de una empresa, hay tareas para varios perfiles. Por ello, designad un equipo encargado de la mudanza lo antes posible. Cada persona debe tener responsabilidades específicas y claras, como contratar y coordinar el servicio de mudanzas, gestionar la logística, comunicar en cada momento con el personal, etc. ¡En los siguientes puntos iremos definiendo la mayoría de ellas!

Ah, también puede ser conveniente tener breves reuniones periódicas sobre el asunto para garantizar que está todo bajo control.

3. Inventario detallado de la oficina:

Una de las tareas a asignar será realizar un inventario detallado de todos los equipos, muebles y suministros de la oficina. Esto ayudará a determinar lo que se necesita trasladar, vender o desechar. 

4. Contrata una empresa de mudanzas de oficinas en Madrid profesional:

Contratad una empresa de mudanzas de oficinas en Madrid profesional, con experiencia en mudanzas de este tipo. Lo más recomendable es obtener y comparar varios presupuestos detallados, revisar los perfiles profesionales y las reseñas dejadas por anteriores clientes. ¡Un marketplace como Zaask puede ser de gran ayuda en esta labor!

5. Comunicación clara con el personal:

Será esencial informar al personal sobre la mudanza con anticipación. Proporcionales detalles sobre el proceso, fechas importantes y cualquier cambio en las rutinas diarias. También hay que tener en cuenta que puede haber personas que se vean más afectadas con este cambio, por lo que intentad minimizar el impacto o compensar. 

6. Actualización de información cuando haces mudanzas de oficinas en Madrid:

Actualizad la información de la empresa en todos los directorios locales de Madrid, materiales corporativos, sitios web y otras plataformas en las que estéis presentes. Si vuestro servicio es presencial, optimizad también la información de contacto para el SEO local, asegurándoos de incluir la nueva dirección de la oficina en Madrid.

7. Organización y etiquetado de las pertenencias:

Destinad un espacio de la oficina actual para colocar las cajas y muebles que se vayan cerrando. Comenzad por guardar todo aquello a lo que se le da menor uso hasta llegar a lo esencial. 

A medida que avancéis, etiquetad todas las cajas y muebles claramente con la información sobre su contenido y su ubicación en la nueva oficina. Esto facilitará enormemente el proceso de desembalaje y la organización en el nuevo espacio.

8. Copia de seguridad de datos:

Antes de desconectar cualquier equipo, haced copias de seguridad de todos los datos importantes. Aseguraros de que la información crítica esté bien respaldada y de que podéis acceder a ella rápidamente después de la mudanza.

9. Manejo de documentación importante:

Los documentos importantes, como contratos, licencias y registros, deben ser guardados en un lugar seguro durante la mudanza. Si fuera necesario, considerad la posibilidad de recurrir a servicios de mensajería o transporte especializado para estos documentos.

10. Mantenimiento de la continuidad del negocio durante la mudanza de oficina en Madrid:

Todos los pasos hasta ahora tienen como principal objetivo planificar la mudanza de manera que afecte lo menos posible la continuidad del negocio. Pero hay otras decisiones que también son importantes en este sentido. Por ejemplo, si trabajáis en el horario laboral común durante la semana, puede ser útil hacer la mudanza durante un fin de semana o en un periodo de menor actividad.

Evaluad también la necesidad de avisar a clientes, proveedores y otros terceros sobre la situación para causar el menor impacto posible.

11. Preparativos para la nueva oficina:   

Aseguraros de que el nuevo espacio esté listo antes de la mudanza de oficina en Madrid. Algunas verificaciones básicas son: 

• Los servicios esenciales estén instalados, como electricidad o internet.
• Los equipos y muebles se ajusten adecuadamente al nuevo diseño.
• El espacio es suficiente para acomodar a todo el equipo y los respectivos equipamientos.
• La oficina y la acomodación cumplan con las normativas laborales.

12. Seguro para mudanzas de oficinas en Madrid:

Todas las empresas de mudanzas cuentan con un seguro para proteger las pertenencias y cubrir posibles daños durante el transporte. No obstante, aseguraros de que la empresa de mudanzas contratada tenga un seguro adecuado, especialmente si se van a encargar de transportar equipamientos frágiles o de mayor valor. La empresa también os informará de otros aspectos importantes del proceso, pero también puedes informarte en nuestro artículo sobre algunas normativas legales de mudanzas en Madrid.

 

Al seguir estos consejos y mantener una planificación meticulosa, podréis facilitar el proceso de mudanza y minimizar las interrupciones en la operación normal de vuestra empresa. Si ya estáis buscando empresas de mudanzas de oficinas en Madrid y queréis aseguraros de hacer una buena elección, os recomendamos hacer un pedido gratis en Zaask para recibir hasta 5 presupuestos a medida. Además, podréis comparar fácilmente los perfiles profesionales y las reseñas recibidas por anteriores clientes que han pasado por el mismo proceso.